Nah sebelum mempelajari bagaimana penanganan
atau pengeolaan dokumen kepegawaiannya, kita terlebih dahulu harus mengerti apa
itu arsip? Apa itu arsip kepegawaian? Apa itu dokumen kepegawian? Apa itu tata naskah kepegawaian? Apa itu
jadwal retensi arsip kepegawaian?
ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dgn perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
ARSIP KEPEGAWAIAN adalah kumpulan surat – surat keputusan dibidang
kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang, disimpan dalam
susunan yang teratur dan tertib sehingga dapat ditemukan dan dipergunakan apabila
diperlukan.
DOKUMEN KEPEGAWAIAN adalah Surat Keputusan
dibidang Kepegawaian yang dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang.
TATA NASKAH KEPEGAWAIAN adalah
sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat – surat keputusan
dibidang kepegawaian, dikeluarkan pejabat berwenang
yang disusun secara teratur, tertib dan terus menerus dalam media yang
ditetapkan.
JADWAL RETENSI ARSIP adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu
daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip
JADWAL RETENSI ARSIP
KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT NEGARA,
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara
di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan
Daerah.
Sebenarnya untuk apa dokumen kepegawaian
atau arsip kepegawaian ini perlu dikelola dengan baik? Latar belakangnya apa? Tujuannya
apa?
Dengan adanya pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian yang baik, maka
bermanfaat untuk:
- Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen
- Efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan
biaya
- Tersusunnya dokumen PNS sesuai PERKA BKN No 18
Tahun 2011
Pengelolaan tata naskah dokumen kepegegawaian
ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya
dokumen/berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber
informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata
naskah kepegawaian.
Nah untuk itu perlu pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian secara
efisien dan efektif. Untuk
mendukung penyusunan dan pemeliharaan Tata Naskah Kepegawaian PNS diperlukan
adanya :
ü Prosedur
kegiatan / SOP (Standar
Operasional Prosedur).
ü Dokumen
kepegawaian PNS yang lengkap & akurat.
ü Pengelola
Tata Naskah / SDM yg mengelola
naskah/arsip kepegawaian
ü Sarana
& Prasarana yang digunakan
dalam mengelola arsip kepegawaian.
Dengan adanya pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian yang baik
tersebut bertujuan agar:
ü Dapat menjadi Pedoman bagi Instansi pusat
dan daerah guna mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.
ü Dapat digunakan sebagai Pelayanan informasi
kepegawaian yang efisien dan efektif.
Fungsi ketersediaan dokumen
tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:
1.
Bukti fisik yang
disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan purna
tugas
2.
Instrumen yuridis
jika terjadi sengketa pegawai
3.
Bukti akuntabilitas
kinerja instansi pemerintah
Nah bagaimana sistem pengelolaannya? Kita
mengenal pengelolaan tata naskah dokumen fisik dan tata naskah dokumen digital.
Mari kita uraikan! Apa saja kelebihan dan kekurangan masing-masing sistem/cara
penyimpanan takah kepegawaian
a.
Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen
atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan
dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung
dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b.
Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.
Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat Pengelolaan
Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan kepegawaian Negara Edisi
XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record Management (ERM),
Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan migrasi takah (tata
naskah) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis
elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian (scaning),
identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing) terhadap file image dari
hasil scaning terhadap file kepegawaian.
Sri Widodo juga menambahkan ERM
terhadap takah kepegawaian akan memberikan manfaat terutama bagi pelayanan
masyarakat. ERM yang uptodate akan berguna dan efektif dalam memberikan
informasi yang akuntable, autentik, transparansi informasi dan pertukaran informasi
baik internal maupun eksternal bahkan lintas organisasi pemerintah
(Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses penyimpanan dan
pencarian kembali data konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian
permasalahan tersebut.
Berikut ini beberapa kelebihan
dari sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital
sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses
penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan.
Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan
data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak
membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk,
Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional
semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena
back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi
kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan
kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat
penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan
pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan
manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan
oleh sistem yang akan dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital,
penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika
diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital
tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi
digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik
bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang
tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak
cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message (steganografi).
Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk
menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak
merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk
menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal
ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara
menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis
dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
Nah bagaimana Prosedur/Tahapan dalam
pengelolaan tata naskah kepegawaian? Di atas tadi katanya harus ada pedoman
dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian, salah satunya yang perlu diperhatikan yaitu SOP (Standart Operating
Procedure) dalam mengelola dokumen administrasi kepegawaian meliputi
a. Jenis
dokumen yang disimpan
a. Kartu Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF) Tahun 1974.
b. Dokumen Kepegawaian Perorangan (DKP).
c.
Nota Persetujuan /
Penetapan NIP Kepala BKN
d. SK Pengangkatan CPNS sebagai Realisasi dari Nota
Persetujuan Ka. BKN yg
diterbitkan
oleh instansi.
Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS.
e. dll
b. Prosedur
pencatatan dokumen
Kegiatan pencatatan dokumen
kepegawaian PNS yang disimpan dalam bentuk dokumen fisik meliputi verifikasi dan validasi.
c. Prosedur
penyimpanan dokumen
2. Menyusun tata
Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
3. Menyimpan tata
Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
4. Membuat laporan
d. Prosedur
pemeliharaan dokumen
1.
Melakukan
inventarisasi & rasionalisasi isi takah sesuai dengan jadwal retensi takah dan membuat laporan
2.
Jika terjadi mutasi
di lingk,
BKD Kab/Kota/Prov tata naskah pegawai ybs
dipindahkan sesuai
unit kerja yg baru.
3.
Mengendalikan
jumlah dan isi takah secara berkala
serta mengendalikan katalog peminjaman
& pengembalian tata naskah
4.
Memperpanjang usia dokumen: mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup,
dan membersihkan lemari takah
e. Prosedur
pelayanan informasi dokumen
1. Unit kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko
peminjaman tata naskah.
2. Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon
II.
3. Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari
kerja.
Apa sajakah jenis-jenis arsip kepegawaian?
Bagaimana menyusun tata naskah kepegawaian yang baik? Apa saja kelengkapan dokumen tata naskah kepegawaian perseorangan? Apa titu Buku Penjagaan Administrasi Kepegawaian?
JENIS
ARSIP KEPEGAWAIAN:
1) Formasi Pegawai
2) Penerimaan Pegawai.
3) Pengangkatan Pegawai.
4) Pembinaan Karir Pegawai
5) Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai.
6) Mutasi Pegawai.
7) Administrasi Pegawai.
8) Kesejahteraan Pegawai.
9) Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
10) Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
11) Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.
12) Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.
13) Data Kepegawaian.
14) Dokumentasi Kepegawaian.
15) Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.
MENYUSUN
TATA NASKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK:
Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu
:
1.
Menjaga kerapihan
penyimpanan;
2.
Menjaga kebersihan
tempat penyimpanan;
3.
Menjadi Petugas
yang terampil dan terdidik;
4.
Menciptakan sistem
arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali;
5.
Menjaga keamanan
arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan
dokumen arsip umum/lainnya.
6.
Pengelolaan takah
PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun elektronik
KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH
KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN
1) Lamaran
2) Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
3) Pengangkatan CPNS
4) Hasil Pengujian Kesehatan;
5) Pengangkatan PNS
6) Daftar Riwayat Hidup;
7) Kartu Pegawai (KARPEG);
8) Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9) Kartu Peserta Taspen;
10) Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11) Tanda Peserta Asuransi
12) DP 3 dari pertama sampai terakhir;
13) KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
14) SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan
(Struktural/Fungsional)
15) SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16) SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;
17) Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18) Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19) Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK
Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi Lain dan SK Penarikan kembali dari
perbantuan.
20) Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21) Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22) Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23) SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
24) Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara
(CLTN) dan SK Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;
25) Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus
dalam dan Luar Negeri
26) Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27) Data / Mutasi keluarga PNS;
28) Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam
jabatan organik
29) Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30) Inpassing bagi gaji maupun
jabatan;
31) Penetapan Angka
Kredit/fungsional;
32) Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33) Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34) Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35) SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang
Dinyatakan Hilang;
36) SK Meninggal Dunia/Hilang;
37) SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38) Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK
Pemberhentian sebagai PNS;
BUKU PENJAGAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
PADA TIAP SKPD/UNIT KERJA
1) Daftar Kepemilikan Kartu TASPEN
2) Daftar Nama Pejabat Struktural
3) Daftar Nama Pejabat Fungsional
4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP)
6) Buku Penjagaan KGB PNS
7) Daftar Kepemilikan KARIS / KARSU
8) Daftar Kepemilikan KARPEG
9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)
10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS Daerah
11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin
13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat
14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar
15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Lainnya
16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)
Terimakasih Semoga
Bermanfaat!